YODA: SURAT MENYURAT

TUGAS 3

A. Pengertian Surat Menyurat

Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.

Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.

Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.

B. Fungsi Surat Menyurat

Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :

1. Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.

2. Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.

3. Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.

4. Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.

5. Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

C. Jenis-Jenis Surat Menyurat

menurut kepentingan dan pengirimnya, surta dapat dikelompokkan sebagai berikut :

a) surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu oarganisasi/instansi. kalau surat ini ditujukan kapada seseoranng separti kawan atau keluarga, maka format dan bahasa surat relatif lebih bebas. akan tetapi, bila surat itu ditujukan kepada pejabat atau organisasi/instansi seperti surat lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan harus resmi.

b) surta dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan.

c) surta niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.

d) surat sosial, yaitu surat resmi yanng dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yanng bersifat nirlaba ( nonprofit).

D. Cara menulis surat resmi yang baik dan benar:

1. Kepala Surat

Menurut Kosasih (2003: 21), sesuai dengan namanya kepala surat terletak di bagian atas isi surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi atau lembaga yang bersangkutan. Dalam kepala surat dicantumkan identitas

2. Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat.

3. Nomor Surat

Setiap surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut nomor verbal. Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengan kepentingan masing-masing dari perusahaan atau instansi tersebut. Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat.

4. Lampiran

Lampiran surat adalah dokumen-dokumen yang disertakan ke dalam surat, karena mempunyai kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut bermacam-macam sesuai dengan keterkaitannya terhadap isi surat.

5. Hal atau Perihal

Pada surat resmi sebaiknya selalu dicantumkan pokok-pokok atau inti dalam surat, yang disebut hal. Menurut Kosasih (2003: 25), hal surat berarti soa! atau perkara yang dibicarakan dalam surat. Hal surat dapat disamakan dengan judul karangan. Oleh karena itu, cara penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan judul karangan biasa

6.Penulisan Alamat pada Surat

Penulisan alamat pada surat ada dua macam, yaitu sebagai berikut.

· Alamat Luar pada Sampul: Alamat luar pada sampul adalah alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat pada sampul surat berfungsi sebagai penunjuk dalam menyampaikan surat kepada yang berhak menerimanya. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat sampul surat adalah sebagai berikut.

a. Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth.

b. Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital,

c. Penulisan alamat didahului kata kepada.

d. Akhir singkatan yang terhorrnat menggunakan tanda titik (Yth.).

· Alamat Dalam pada Surat: Alamat dalam surat adalah alamat yang ditulis pada kertas surat. Fungsinya sebagai pengontrol bagi penerima surat bahwa dirinya yang berhak menerima surat itu. Bagi pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu proses pemasukan surat ke dalam amplop surat. Alamat dalam pada surat juga berguna untuk penunjuk langsung bagi si penerima, petunjuk bagi petugas kearsipan sehubungan dengan adanya sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan objek surat, dan dapat dipakai sebagai alamat luar bila memakai amplop berjendela. Ketentuan penulisan alamat surat bagian dalam adalah sebagai berikut.

a. Tidak didahului kata Kepada.

b. Menggunakan kata Yth.

c. Menggunakan unit kerja.

d. Nama tempat pada alamat dituju tidak didahului kata depan di.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia "berbicara" secara tertulis. Dalam surat resmi yang biasa digunakan sebagai salam pembuka ialah Dengan hormat, (Jianqan disingkat Dh. Atau DH.) yang ditulis segaris lurus dengan baris-baris lainnya. Salam pembuka Assalamualaikum Wr. Wb. dipakai secara khusus antara kantor/lembaga yang bersangkut-paut dengan agama Islam.

8. Isi Surat

Isi surat umumnya terdiri atas tiga bagian, yaitu sebagai berikut.

· Pembukaan: Pembukaan digunakan untuk menqantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Untuk itu digunakan kalimat-kalimat pembuka yang sesuai dengan maksud atau tujuan surat.

· Untuk membahas atau membalas surat yang diterima, dipergunakan kalimat-kalimat pembuka, misalnya: Membalas. (menjawab) surat Saudara tertanggal 19 September 2012 No. 150/OBS1.2012, Dengan ini kami beri tahukan bahwa....

· Untuk surat-surat yang berisi suatu pemberitahuan, permintaan, pertanyaan, dan yang sejenis dengan itu, dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Dengan ini kami beri tahukan bahwa....

· Untuk menunjuk sesuatu yang menjadi dasar menyusun surat dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Berdasarkan hasil rapat para ketua jurusan pada tanggal 9 Juli 2013, dengan ini diberitahukan bahwa

· Untuk menyatakan tujuan yang akan dilaksanakan dapat dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional 2 Mei 2013, SMA Negeri 2 Bantang akan mengadakan serangkaian acara sebagai berikut. .

Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat. Oleh karena itu, ketika menuis surat kita harus memperhatikan hal-hal berikut ini.

· Tetapkan dahulu maksud yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan sebagainya secara jelas.

· Tetapkan urutan maksud surat itu secara sistematis dan logis.

· Tuliskanlah maksud surat itu dalam alinea-alinea yang jelas.

· Hindarkanlah pemakaian akronim dan singkatan-sinqkatan yang belum lazim, lebih-lebih yang ditulis hanya atas kemauan sendiri.

· Hendaklah digunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sederhana, lugas, sopan, dan menarik.

· Sedapat-dapatnya menghindari prnenggunaari kata-kata asing atau kata-kata daerah sehingga terasa keasing-asingan atau kedaerah-daerahan, kecuali yang belurn ada padanannya dalam bahasa Insonesia

· Hendaklah dipakai bentuk surat yang tepat atau cocok dan menarik.

· Hendaklah diketik serapi-rapinya, hindarkan ketika yang bertumpuk-tumpuk.

· Hendaklah ditulis dengan ejaan yang betul,

9. Penutup Surat

Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. Hendaknya penutup surat itu ditulis secara singkat dan jelas

10. Salam Penutup

Salam penutup surat dinas/formal pernerintahan dengan mencantumkan hal-hal berikut.

· Nama jabatan (Kepala Sekolah, Kepala Dinas, dan sebagainya).

· Tanda tangan.

· Nama terang.

· Nomor Induk Penduduk (NIP).

11. Tembusan

Tembusan adalah salinan-salinan surat yang'dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang terkait dengan isi surat. Tembusan ditulis di bagian bawah sebelah kiri

12. Bahasa Surat Resmi yang Baik dan Benar

Surat yang bersifat resmi atau dinas harus memperhatikan bahasa yang dipergunakannya. Bahasa surat resmi setidaknya memiliki dua syarat, yaitu bahasa baku, dan bahasa efektif (Suprapto, 2006:5).

· Bahasa Baku:Dilihat dari sudut bentuk lahirnya, maka bahasa surat harus menggunakan bahasa baku. Bahasa baku adalah bahasa yang diakui kebenarannya menurut kaidah yang sudah dilazimkan. Pemakaian bahasa baku dapat dikenali dari beberapa unsur, antara lain dari penulisan (ejaan), pemakaian kata, dan struktur kalimat.

· Bahasa Efektif:Dilihat dari segi pencurahan rasa atau gagasan, maka bahasa surat yang baik memakai bahasa yang efektif. Bahasa efektif adalah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif ini dapat diketahui dan dikenali dari pemakaian kalimat sederhana, ringkas, tegas, dan menarik.

E. Contoh - contoh surat